Importantes preguntas antes de planificar un evento virtual

Las tecnologías virtuales han evolucionado drásticamente en 2021 desde la pandemia que comenzó el año pasado. Aunque los eventos virtuales han existido desde la década de 1990, su demanda ha aumentado fenomenalmente durante el último año, pasando del 42% en 2020 al 84% este año. Sin embargo, planificar un evento virtual infalible sigue siendo una cuestión de estrategia y práctica.
 

Independientemente de si eres un organizador de eventos veterano o un novato, cada evento en línea que planifiques planteará un conjunto único de desafíos que enfrentar. Y a través de este artículo, los  organizaciones pueden obtener una buena ventaja en su viaje de planificación de eventos virtuales.

En VirtualPoint Eventee, tenemos la intención de plantear las preguntas correctas sobre la planificación de un evento virtual y guiarlo a través de todo el proceso mientras descubrimos las respuestas que mejor se adapten a sus objetivos de negocio. Cada pregunta se basa en un aspecto esencial de la planificación de eventos virtuales, y hemos añadido ejemplos y listas de verificación para dirigir su proceso de pensamiento.

Así que sin más preámbulos, empecemos con la pregunta más apremiante:

 

¿El formato de Evento Virtual es adecuado para mi público objetivo?

No hay duda de que los eventos virtuales, en los escenarios actuales, son inequívocamente más beneficiosos que los eventos precenciales. Aumentan el alcance y la asistencia de su audiencia más allá de las fronteras geográficas y lo hacen dentro de presupuestos altamente asequibles. Pero la verdadera pregunta que debe hacerse aquí es si se adapta a sus audiencias de nicho y si sería capaz de involucrarlos de una manera que comprenderían fácilmente.

Por lo tanto, antes de apresurarse a configurar un formato de evento o elegir la productora que o apoyará en la organización del evento, trate de responder a estas sencillas preguntas sobre su audiencia especializada.

  • ¿Qué tan conocedor de la tecnología es mi audiencia promedio? ¿Qué tan conscientes están de las redes sociales?
  • ¿En qué tipo de formato se involucrarían mejor sobre un tema o discusión de la industria?
  • ¿Han asistido a eventos en línea antes?
  • ¿Se sentirían cómodos usando las modernas características del evento virtual?
  • ¿Preferirían un registro gratuito o aceptarían con gusto una entrada de pago?

Una manera inteligente de hacerlo sería llegar a algunas más de estas preguntas y convertirlas en un cuestionario de encuesta que su audiencia especializada pueda responder por usted. Los datos resultantes no solo le ayudarían a decidir si debe llevar a cabo un evento, sino que también le darían información clave sobre las expectativas de su audiencia, los asistentes potenciales y el límite presupuestario. Puede utilizar estos datos a medida que avanza con su plan.

¿Qué formato tiene el evento?

Los eventos virtuales se pueden idear en varios formatos. Pero el formato tiene que servir a un propósito específico. Por lo tanto, entonces debe hacerse esta pregunta: "¿Qué desea ofrecer a su audiencia a través de este evento?"

  • ¿Se supone que es un seminario en línea (también conocido como seminario web) donde todos sus asistentes son "iluminados" por un solo presentador?
  • ¿Se supone que es una conferencia donde profesionales de múltiples industrias se reúnen para compartir y aprender ideas?
  • ¿Se supone que es una feria comercial donde se lanzarán o exhibirán múltiples productos?
  • ¿Se supone que es una feria de empleo donde varios reclutadores y candidatos se reunirían e intercambiarían información?

Debe tratar de identificar qué evento presencial está tratando de replicar a través de este evento virtual y lo que ofrecerá a su audiencia. Tener un propósito claro para su evento virtual guiará sus decisiones sucesivas en la dirección correcta. Responder a esta pregunta también le ayudará a sentar las bases para su evento virtual y a elegir una plataforma adecuada.

¿Por qué estoy planeando este evento?

Un evento virtual es una inversión significativa. Por lo tanto, definir metas y objetivos empresariales finitos y realistas es imperativo. En el mundo del marketing, estos se conocen como los indicadores clave de rendimiento o KPI.

  • ¿Qué desea lograr de este evento virtual?
  • ¿Qué forma de ingresos esperas?
  • ¿Está aumentando la conciencia sobre su marca o productos?
  • ¿Está aumentando las inscripciones y registros en su comunidad?
  • ¿Está aumentando el número de suscriptores a su producto digital?
  • ¿Está atrayendo a profesionales de élite?
  • ¿Está aumentando sus ventas?

Cree un conjunto de sus KPI únicos y diseñe su contenido y presentación a su alrededor. Durante el evento, invite a su audiencia a realizar acciones específicas que ayuden a lograr esos KPI. Los elementos que les permiten realizar la acción deseada se conocen como llamadas a la acción o CTA para abreviar. Eso nos lleva a nuestra próxima gran pregunta.

¿Qué tipo de contenido justificaría este evento y obligaría a la audiencia?

Aquí, "contenido" no significa simplemente lo que sube en la pantalla. Incluye todo lo que la audiencia ve en la pantalla, dicen los oradores en una sesión, y los formatos de medios utilizados para transmitir información específica.

Tenga en cuenta que el tipo de contenido que funciona para un evento en persona no necesariamente funcionará para un evento virtual. Aquí hay una lista rápida de preguntas para anotar un diseño aproximado:

  • ¿Preferiría el público que el evento durara una hora, un día o varios días?
  • ¿Debería ser un solo evento o una serie de eventos múltiples?
  • ¿En qué temas o temas clave deben girar las conversaciones del evento?
  • ¿Necesita varios relatores? Si es así, ¿qué tipo de formato se adaptaría mejor al evento?
  • ¿Qué tipo de contenido interesaría a la audiencia? (diapositivas, infografías, videos, herramientas en tiempo real, etc.)
  • ¿Qué nivel de interacción con la audiencia es mejor para el evento y cómo se puede proporcionar?

Cuanto más comprometidas estén sus audiencias, más cumplirán con sus CTA y más ingresos generaría a través de un solo evento. Fortalece tu evento con un plan de contenido que ofrezca a tu audiencia la mejor experiencia y ayude a tus patrocinadores a obtener los resultados deseados.

¿Cómo consigo auspicios para mi evento virtual?

Si está planeando un evento a gran escala, necesitará una fuente secundaria de ingresos. Para los eventos, estos ingresos provienen a través de auspicios. Para eventos corporativos como conferencias, exposiciones de productos, espectáculos de premios, etc., los auspiciadores y patrocinadores se consideran la columna vertebral de un presupuesto de eventos en persona. Lo mismo ocurre con los eventos virtuales, pero desde una perspectiva completamente diferente.

Si desea que sus auspiciadores deseados se aventuren en su evento en línea, establezca un plan de patrocinio basado en las siguientes preguntas:

  • ¿Qué empresas estarían relevantes e interesadas en auspiciar su evento?
  • ¿Cuáles son los objetivos clave de las empresas auspiciadoras?
  • ¿Qué puede ofrecer que interese a los patrocinadores potenciales?
  • ¿Cómo puede su evento ayudarlos a lograr sus KPI?
  • ¿Cómo garantizaría la interacción auspiciador-asistente en el evento sin imponer a las audiencias?
  • ¿Qué plataforma de eventos virtuales ofrecería la mejor experiencia de auspiciador?

 

Una de nuestras plataformas licenciadas: Airmeet, por ejemplo, nos permite crear para usted cabinas virtuales de patrocinadores con logotipos, videos, gráficos, etc., donde pueden ofrecer demostraciones y discusiones a los asistentes interesados. Además, también puede recopilar datos analíticos sobre las visitas al stand y los clientes potenciales generados para realizar un seguimiento del rendimiento del patrocinador.

¿Cómo maximizo el alcance de la audiencia?

Una ventaja importante de los eventos virtuales sobre los eventos en persona es el gran alcance de la audiencia que puede lograr, lo cual es ilimitado. Mientras que un lugar físico está limitado por su distancia geográfica y capacidad, un lugar virtual permite a los asistentes de todo el mundo asistir a su evento, hasta unos pocos cientos de miles a la vez. El único desafío aquí es llegar a las audiencias adecuadas mediante la utilización de los canales adecuados.

Antes de que te sorpendas con las promociones pagadas en todos los canales de redes sociales, podemos ayudarte a crear un plan de marketing específico y rentable analizando las siguientes preguntas:

  • ¿Qué tan actualizada está su audiencia especializada en las redes sociales?
  • ¿Qué canales sociales frecuentan más?
  • ¿Qué tipo de contenido seguramente llamaría su atención?
  • En función del límite de asistentes, ¿cuánto debe gastar en promociones en línea?

 

El otro aspecto del alcance de la audiencia es la transmisión en vivo de su evento. Para garantizar que su audiencia pueda asistir desde diferentes plataformas sociales además de su plataforma de eventos, organice transmisiones en vivo a través de diferentes plataformas como YouTube, Facebook, Instagram, etc. Mas aún, en VirtualPoint Eventee hemos incorporado tecnologías mulstreamin que permiten potenciar tu evento y multimplicar las emisiones hasta en 80 cuentas de resdes sociales, ideal para compartir tus eventos con influencers y organizaciones con muchos seguidores, es una increíble y eficiente herramienta de viralización de eventos.

¿Dónde organizo mi evento virtual?

Hasta ahora, debe haberse dado cuenta de la gravedad de elegir la plataforma de eventos virtuales específica correcta. La mayoría de los factores de conducción de éxito mencionados anteriormente solo se pueden lograr a través de una plataforma que esté cubierta con las características requeridas. Eso es lo que hacemos nosotros operar las plataforma ideal para usted. Aquí hay un cuestionario esencial Sí/No para verificar mientras se yuxtaponen diferentes plataformas potencialmente adecuadas:

  • ¿La plataforma es lo suficientemente interactiva y atractiva como para mantener a los asistentes de su nicho comprometidos?
  • ¿Está integrado con el formato específico del evento, los canales promocionales, las funciones de transmisión en vivo y las herramientas de participación de la audiencia que planea utilizar?
  • ¿Te permite destacar y situar estratégicamente a tus patrocinadores a lo largo del evento?
  • ¿Permite a los asistentes y oradores comunicarse sin problemas de manera creativa?

El éxito de un evento depende de la experiencia que ofreza. En VirtualPoint Eventte procuramos estudiar y comprender las plataformas siendo operadas por nosotros el dia del evento. Usted disfrute su evento, nosotros nos encargamos del trabajo sucio.

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